1. Premessa. Sono sponsor di ADI-ADMG DERMATOLOGY INTERNATIONAL CONGRESS tutte le aziende che intendono sfruttare commercialmente l’evento per la promozione dei loro prodotti. La sponsorizzazione prevede il pagamento di un contributo economico da parte dell’azienda interessata a fronte della messa a disposizione da parte del provider di spazi pubblicitari o espositivi ed altre forme promozionali indicate nel form Sponsor Prospectus appositamente predisposto.

2. Prenotazione.Per partecipare come sponsor l’azienda interessata dovrà compilare il modulo sponsor prospectus, con l'indicazione delle forme di sponsorizzazione prescelte, e restituirlo firmato via e-mail a L’Orsa Maggiore E-mail: info@lorsamaggiore.it
L'assegnazione è soggetta a disponibilità.

3. Accettazione. L'Orsa Maggiore non è obbligata ad accettare richieste di partecipazione da parte di chicchessia. L'Orsa Maggiore accetta per iscritto via e-mail le richieste di partecipazione ammissibili alle condizioni specifiche concordate. Il contratto di sponsorizzazione tra L'Orsa Maggiore e lo sponsor, formulato secondo le direttive ecm, diventa efficace dopo la firma di entrambe le parti. Disposizioni contrattuali eccezionali o supplementari vincolano le parti solo se espressamente concordate per iscritto.

4. Contratto. La sponsorizzazione si concretizza con la stipulazione di un contratto tra il Provider ECM “L’Orsa Maggiore Srl” e lo sponsor, così come previsto dalla normativa ECM in vigore.

5. Pagamenti. Il Richiedente è l'unico debitore di tutti i pagamenti e come tale l'unico responsabile per il pagamento puntuale a L'Orsa Maggiore di tutti gli importi concordati. Tutti i prezzi richiedono l'aggiunta dell'IVA al 22%. Una volta che la domanda di partecipazione è stata accettata ed è stato stipulato il contratto, verrà emessa fattura con scadenza per come stabilito da contratto. Il mancato pagamento della fattura entro la scadenza stabilita autorizza L’Orsa Maggiore a richiedere gli interessi legali sul totale dell’importo insoluto.
Tutti i pagamenti dovranno essere in EURO.

6. Trasparenza. Si ribadisce l’assoluta trasparenza dei rapporti tra le parti e l’assoluta indipendenza dei contenuti scientifici dell’evento ECM da qualsiasi influenza da parte dello sponsor; si ricorda che è vietata nelle aule formative la pubblicità di qualsiasi prodotto con locandine o proiezioni ed è vietato l’inserimento di schede tecniche di prodotti nella cartella congressuale. Per quanto non raccomandato nel presente regolamento valgono le regole sulle sponsorizzazioni previste nella normativa agenas in vigore, che si accettano integralmente.

7. Stand. Gli stand potranno essere acquistati in base alle quote indicate nel form Sponsor Prospectus disponibile presso la Segreteria Organizzativa e sul sito web del Congresso e dovranno essere pagati inderogabilmente entro la data del 15 ottobre 2022, quando si chiuderà la vendita. In sede congressuale non sarà consentito a qualsiasi azienda allestire lo stand se non risulta stipulato il contratto ed effettuato il relativo pagamento.

8. Planimetria Area espositiva. L’organizzazione predisporrà una planimetria dell’area espositiva e sarà consentita ad ogni sponsor in regola con il contratto e il relativo pagamento la scelta della posizione che desidera; è chiaro che non potrà essere scelta una posizione già assegnata ad altro sponsor. L’organizzazione provvederà ad assegnare gli stand seguendo criteri di priorità nella stipula dei contratti e nei pagamenti; eventuali sconti sul costo dello stand precludono all’azienda espositrice l’opzione sulla posizione dello stand.

9. Ogni spazio espositivo sarà venduto ad una sola azienda con unica fatturazione.

10. Allestimento. Tutti gli stand non sono preallestiti, e le dotazioni fornite sono: un tavolo, 2 sedie e l’attacco alla corrente elettrica. Eventuali richieste di aggiunte alle dotazioni di base per gli stand, se disponibili, verranno conteggiate a parte.
Gli stand potranno essere allestiti nella mattinata di mercoledì 9 novembre fino alle ore 12,00; dovranno poi essere rimossi sabato 12 novembre dopo le ore 13,00.

11. Spedizioni. Il materiale per l’allestimento degli stand potrà pervenire in sede a partire dal 2 novembre 2022 e dovrà essere indirizzato a: Barceló Aran Mantegna Hotel, Via Andrea Mantegna n. 130, 90142 – 00147 - Roma, con la scritta sui colli CONGRESSO DERMATOLOGIA 9-12 novembre 2022, l’indicazione esatta del mittente, e dovrà essere ritirato tassativamente entro il 19 novembre 2022. La persona responsabile dell’accoglienza è l’addetto alla reception reperibile al n. di telefono: 06-989521.

12. Politica di cancellazione. Non possiamo accettare la cancellazione della sponsorizzazione una volta che è stata concordata. Lo sponsor sarà responsabile per tutti gli impegni presi, salvo i casi previsti dalle clausole contrattuali.

13. Annullamento / Rinvio del Congresso. Nel caso in cui sia necessario, per qualsiasi ragione, posticipare o annullare il Congresso, L’Orsa Maggiore non sarà responsabile di eventuali spese, danni o perdite sostenute dallo sponsor. In caso di cancellazione lo sponsor sarà rimborsato per eventuali importi pagati. Se il Congresso viene posticipato, il contratto tra L’Orsa Maggiore e lo sponsor rimarrà in vigore.

14. Responsabilità. Gli espositori e gli sponsor sono responsabili dell'organizzazione di un'adeguata copertura assicurativa in relazione alla loro partecipazione al Congresso, in relazione a prima, durante e dopo. Gli organizzatori non possono essere ritenuti responsabili per eventuali perdite, danni a persone o a cose o altri tipi di responsabilità. Gli espositori e gli sponsor dovranno provvedere autonomamente ad eventuali coperture assicurative.
Per tutta la durata del congresso saranno organizzati dei sistemi di vigilanza. Tuttavia, la Segreteria Organizzativa non garantisce alcuna copertura assicurativa per le proprietà degli espositori essendo esente da ogni responsabilità contro danni, manomissioni o furti. Tutta la responsabilità del materiale oggetto dell’esposizione è a carico dell’espositore. La Sede Congressuale e la segreteria organizzativa non sono in alcun modo responsabili del materiale lasciato in deposito nei giorni precedenti il congresso e nei giorni successivi.

16. L’Azienda espositrice dovrà essere in regola in materia di oneri assicurativi sul lavoro dipendente, in materia di sicurezza sul lavoro (L.626/94), in materia di normative antincendio.

17. Istruzioni particolari. Il richiedente è responsabile del proprio staff e deve impegnarsi a mantenere pulita l’area espositiva noleggiata durante gli orari di apertura. Il Richiedente si impegna inoltre ad impiegare nell’area espositiva personale adeguato soprattutto nelle fasi di installazione e di smantellamento degli stand.
È vietato manomettere gli impianti e gli arredi di qualsiasi tipo esistenti in loco. È vietato applicare sulle pareti o sui pavimenti collanti, chiodi, viti, o altro materiale potenzialmente dannoso. Eventuali danni causati dovranno essere risarciti. I rispettivi standard minimo e massimo per la costruzione dello Stand sono già noti e accettati dal Richiedente. Inoltre, la costruzione dello stand deve sempre essere autosufficiente e non può essere collegata a pareti, pilastri o pavimenti.